Juízes Böttcher e Ingrid Sliwka foram os expositores.

 

O tema “Gestão documental e gestão da memória: Resolução CNJ 324/2020” foi discutido na reunião de sexta-feira (12) do Núcleo de Estudos em História e Memória da EPM, com exposições da juíza da Justiça Federal do Rio Grande do Sul Ingrid Schroder Sliwka e do juiz Carlos Alexandre Böttcher, que coordena o núcleo, juntamente com a desembargadora Luciana Almeida Prado Bresciani, conselheira da Escola.

 

O encontro teve a participação do vice-presidente do TJSP, desembargador Luis Soares de Mello, que ressaltou na abertura dos trabalhos: “na qualidade de presidente da Comissão Gestora de Arquivo, Memória e Gestão Documental do Tribunal de Justiça de São Paulo, digo que lidar com isto, para mim, é algo quase poético, porque vejo a história fincada na memória. Sem memória não há história. A memória que fazemos neste momento, por exemplo, ficará registrada para a história. E cuidar desta área no Tribunal de Justiça é muito interessante”.

 

A desembargadora Luciana Bresciani, em nome da EPM, cumprimentou os profissionais de biblioteconomia pelo Dia do Bibliotecário (12 de março) celebrado em todo território nacional.

 

Os juízes auxiliares da Presidência do Conselho Nacional de Justiça (CNJ) Rodrigo Capez e Walter Godoy dos Santos Júnior, membro e coordenador do Comitê do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Proname), respectivamente, participaram da abertura do encontro. Capez lembrou a criação do Programa em 2009 pelo CNJ, sua atuação como coordenador na gestão anterior e destacou a aprovação das resoluções 316/20 e 324/20, tornando a Gestão Documental e Gestão de Memória obrigatória para todos os tribunais. Walter Godoy, por sua vez, anunciou a realização do I Encontro Nacional de Memória do Poder Judiciário (artigo 3º, Resolução CNJ 316/20), no próximo dia 18 de maio, a distância, pelo CNJ.

 

Iniciando as exposições, Böttcher discorreu sobre os fundamentos constitucionais e legais que amparam a gestão documental e da memória, entre eles o acesso à informação, a proteção da intimidade, o direito de certidão e a transparência. Ele destacou dois artigos entre os direitos fundamentais difusos e coletivos referentes ao patrimônio cultural brasileiro, que o definem como “bens de natureza material e imaterial”. Nesse sentido, mencionou a memória como um bem imaterial e ressaltou que o mesmo trecho da Constituição Federal determina que cabe à administração pública a gestão da documentação governamental.

 

Ele também destacou a Lei Geral de Arquivos (Lei 8.159/91), que versa sobre a Política Nacional de Arquivos públicos e privados e que criou o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), posteriormente disciplinado pelo Decreto 4.073/02. Esclareceu que o Conarq é um órgão colegiado, instituído no âmbito do Arquivo Nacional e é órgão central do Sistema Nacional de Arquivos (Sinar). Mencionou ainda tratados internacionais e a Agenda 2030, criada pela ONU e adotada por 193 países.

 

Na sequência, Ingrid Sliwka apresentou a conceituação de gestão documental, conforme estabelecida na Resolução 324/20 do CNJ: “conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento de documentos e processos recebidos e tramitados pelos órgãos do Poder Judiciário”. Enumerou também os instrumentos para gestão documental definidos pela resolução, entre ele os sistemas informatizados de gestão de documentos e processos administrativos, o plano de classificação e a tabela de temporalidade dos processos judiciais e a listagem de verificação para baixa de autos findos, entre outros. Ela ressaltou que a gestão documental deve ser realizada por toda a instituição, em especial pelas unidades de TI, protocolo e arquivo e pela Comissão Permanente de Avaliação Documental (CPAD).

 

Em relação à guarda permanente de documentos, Ingrid Sliwka esclareceu, com base na Resolução 324/20, que ela deve ser feita no próprio suporte, em condições físicas e ambientais adequadas e que ela necessita ser disponibilizada para consulta. Elucidou que a guarda permanente possui quatro pilares: destinação antecipada, definida como o dever de guarda das sentenças e dos metadados; corte cronológico para documentação judicial dentro do normativo do CNJ; valor secundário, reconhecido pela CPAD; e amostra estatística representativa do conjunto documental destinado à eliminação, esclarecendo que se trata de um critério precaucional: uma parcela da documentação, que não foi percebida de imediato pelos demais critérios será guardada para representar a parte dos documentos onde não foi detectado valor secundário.

 

Em seguida, Böttcher discorreu sobre o Dia da Memória do Poder Judiciário e a Gestão de Memória, disciplinada pela primeira vez de forma sistematizada pela Resolução CNJ 324/2020, explanando definição, princípios, diretrizes, Comissão de Gestão de Memória, Manual de Gestão de Memória, unidade de Memória, construção de Memória institucional e inovação em Gestão de Memória. Por fim, os palestrantes fizeram a devolutiva do estudo de caso apresentado previamente ao encontro com várias questões de Gestão Documental e Gestão de Memória encontradas no dia a dia de grande parte dos tribunais do país.  

 

Participaram também do evento o ministro aposentado do STJ Sidnei Agostinho Beneti; o professor Holger Knudsen, da Universidade de Leipzig, ex-diretor da Biblioteca do Instituto Max-Planck de Direito Internacional Privado e Direito Privado em Hamburgo (1990 - 2016), que será um dos expositores do próximo encontro do núcleo; e o juiz Christopher Alexander Roisin, entre outros magistrados e servidores e outros profissionais.

 

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